Организация и проведение пресс-конференции
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕСИТЕТ
им. М.В. Ломоносова
РЕФЕРАТ
по курсу:
“Паблик рилейшнз”
на тему:
“ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ
ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ”.
Студентки 405 группы
Размышляя над темой для реферата я остановилась на пресс-
конференциях. Хотелось бы отметить, что пресс-конференции представляют
собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ.
Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-
конференции как метод общения со средствами массовой информации (если
пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.
Для начала мне хотелось бы дать определение пресс-конференциям,
раскрыть их смысл, назначение, затем остановиться на основных этапах
подготовки пресс-конференции и важных моментах ее проведения.
Встреча журналистов с представителями государственных учреждений,
общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно
называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях,
когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в
адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий)
среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим
повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в
коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы
распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно
сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление
информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей,
достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в
том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение
дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы,
фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных
авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально
полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования
предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда
организационно-технических и творческих вопросов.
Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения
встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет
большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как
правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если
необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции,
можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда
обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место
проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по
каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить
участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут
присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль
(специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь
одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль
намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности,
имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые
подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности
освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку
в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-
конференции.
Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо
подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние
газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны
вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и
телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на
14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет
лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время
ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора
нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же,
где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла
накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным
событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о
пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации
подобного рода встреч.
Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую
последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит
перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и
времени ( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого
мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-
конференции; вступительное слово ведущего; вытупления (информационные
сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая
просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-
конференции недолжна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить
готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех
учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если
участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с
журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций
репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время
репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения
площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале
и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно
осуществить с помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть
просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной
форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-
конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого
заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей
и деталей.
Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный
пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят
пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций,
справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи,
комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают
на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в
информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется
фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале
пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных
журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-
конференцию.
Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и
необяхательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их
именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было
прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-
конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной
детали часто забывают).
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это
мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это
ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его
деятельности включают регулярность контакта с журналистами об
информировании общественности о целях и содержании деятельности организации
или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла
решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря.
Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный
характер и быть информационно достаточными.
Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции
обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во
вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и
представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами
(поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.).
Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и
следит за его соблюдением.
Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть
информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается,
что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом
слайдов.
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-
конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на
несколько видов.
Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте
событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования,
окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по
инициативе самих жрналистов при согласии их “визави”. Специально
оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к.
последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события,
дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно
объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях
(пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и
т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее
оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:
микрофоны на столе и в зале;
ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
телефонную связь;
технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
система синхронного перевода;
службы аккредитации;
служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные
могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть
закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно
у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие
журналисты.
Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться.
Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий
может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на
отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать
собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально
объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.
Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их
компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более
всего “подходит” вопрос.
Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-
конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов.
Здесь нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати”
и т.д. Если затронут вопрос не подлежаций пока освещению, лучше сказать,
что информация по нему будет сообщена познее.
Если организаторами встречи с журналистами предусматривается
демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после
закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут
дополнительную, детализированную информаци, и их показ в ходе пресс-
конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает
журналистов.
По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на
первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это
далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой
содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего
тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления
основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые
источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со
стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих
и государственных структур.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.
1. Блэк Сэм. Паблик Рилейшнз. Что это такое? М., 1990.
1. Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.
1. Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.