Формирование базы данных

РЯЗАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА
              МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ
              РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
           ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ


      КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
            ПРЕДМЕТ : ИНФОРМАТИКА

                        ТЕМА

    Система управления базами
    данных  MICROSOFT ACCESS



      Выполнила студентка
      2-го курса экономического
      факультета
      _______________________

      Проверил : ______________



                          г. Рязань
                            1999г.

                                    Вариант 3

      Создать файл базы данных по результатам  таблицы.  На  основе  таблицы
сформировать запрос с итоговыми вычислениями  в  который  включить  поля:  “
наименования товара”, “Остаток”, “Сумма выручки”; предусмотреть:  сортировку
записей по полю “Наименование изделия”, вычисление значений  в  поле  “Сумма
выручки”:  “Цена  за  единицу”   х   “Реализовано”,   по   полю   “Остаток”:
“Произведено” -  “Реализовано”,  итоговые  вычисления  по  полям  “Остаток”,
“Сумма выручки”: создать форму  для  ввода  новых  записей  в  таблицу  базы
данных, вид форм - “В один столбец”; создать отчет по  результатам  запроса,
вид отчета “В один столбец”, в отчете  предусмотреть  вычисление  итогов  по
полю “Сумма”; создать макрос в виде панели кнопок, предусмотреть кнопки  для
ввода записей в таблицу базы данных и просмотра содержимого таблицы.

Таблица

|Дата  |Наименова-|Цена     |Произве-д|Реализо-в|Остаток  |Сумма    |
|      |ние       |изделия  |ено (шт.)|ано (шт.)|(шт.)    |выручки  |
|      |изделия   |(руб.)   |         |         |         |(руб.)   |
|06.01.|Глушитель |250      |480      |450      |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |
|06.01.|Колесо    |380      |150      |150      |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |
|22.02.|Корпус    |65       |80       |80       |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |
|06.01.|Диск      |70       |60       |55       |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |
|06.01.|Маховик   |98       |350      |300      |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |
|22.02.|Глушитель |250      |400      |400      |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |
|23.03.|Корпус    |65       |60       |60       |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |
|19.03.|Глушитель |250      |350      |380      |         |         |
|99    |          |         |         |         |         |         |


22.02.99 |Колесо |380 |180 |180 | | | |


3.03.99 |Маховик |98 |280 |260 | | | |
                                       Итого :



                                   Выполнение задания.

Создадим файл базы данных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того,
как на экране высветится меню выберем последовательно пункты “Файл” и
“Создать” В появившемся диалоговом окне укажем диск и каталог , на который
будет записан файл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем
случае PRO_DT (расширение MDB , будет присвоено файлу автоматически самой
программой). При этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.
Сформируем таблицу данных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем
последовательно кнопки “Создать” и “Новая таблица” При этом открывается
диалоговое окно формирования структуры файла базы данных.
Определим поля. Для этого присвоим каждому полю имя и определим тип
представления данных и их основные свойства. Присвоим по запросу программы
имя таблицы - “Произв_деятельность”
Представим определение полей в виде таблицы:


Поле |Тип |Размер поля |Число десятичных знаков |Формат поля |Маска ввода |
|Дата |Дата\время | | |Краткий формат даты |99.99.00;0 | |Наименование
изделия |Текстовый |30 | | | | |Цена
изделия |Денежный | |Авто |Денежный | | |
Произведено |
Числовой |С плавающей точкой 8 бт. |Авто | | | |
Реализовано |
Числовой |С плавающей точкой 8 бт. |Авто | | | |Следует отметить, что для
отображения данных имеющейся таблицы, поле “Наименование” может иметь длину
9 символов, но в этом случае, при производстве товара с более длинным
наименованием оно может не поместиться, поэтому длина поля выбрана 30
символов.
После внесения приведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на
экране высветится окно базы данных. После нажатия на клавишу “Открыть”
появится пустая таблица базы с наименованием полей. Заполним таблицу. При
этом данные внесенные в таблицу будут сохранены в файле базы данных
PRO_DT.MDB.

Сведем результаты действий в таблицу.



Элемент
ACCESS |Действия пользователя |Результат операции | |Меню
ACCESS |Выбор пунктов меню “Файл”, “Создать” |Диалоговое окно дискового
пространства активного диска (ДОАД) | |ДОАД |Выбор имени файла PRO_DT.MDB
|Присвоение базе данных имени, переход в окно базы данных (ОБД) | |ОБД
|Последовательный выбор кнопок “Создать”, ”Новая таблица” |Переход в окно
формирования структуры таблицы (ОФСТ) | |ОФСТ |Ввод имен полей, выбор типа
данных и элементов форматирования данных |Создание структуры файла таблицы,
присвоение имени таблице, переход к окну базы данных (ОБД) | |ОБД |Нажатие
кнопки “Открыть”, ввод данных в таблицу |Формирование таблицы базы данных с
исходной информацией. | |

Сформируем запрос. Для этого, находясь в окне базы данных нажмем
последовательно кнопки “Запрос” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне
“Создание запроса” нажмем кнопку “Новый запрос”. Так как в нашей базе
данных имеется только одна таблица, то в появившемся диалоговом окне выбора
таблицы для создания запроса последовательно нажмем кнопки “Добавить” и
“Закрыть”. В появившемся окне формирования структуры запроса выполним
следующие действия:
В первой строке “Поле” формируем поле “Наименование изделия”.
В строке сортировка поля “Наименование изделия” в раскрывающемся меню
выбираем “По возрастанию”.
Создадим дополнительное поле “Остаток”. Для этого переместим курсор в
свободную  колонку справа от поля “Наименование изделия” и введем выражение
: “Остаток: Произведено - Реализовано” Таким образом будет создано новое
поле “Остаток” Затем зафиксировав курсор на поле “Остаток” и нажав правую
клавишу мыши выберем в появившемся меню пункт “Свойства”. В открывшемся
диалоговом окне свойств поля в строке формат поля активизировав
раскрывающееся меню выберем “Числовой” и опишем его свойства.
Аналогично создается дополнительное поле” Сумма выручки”. Переместим курсор
в свободную колонку справа от поля “Остаток”. Введем выражение “Сумма
выручки: Цена изделия * Реализовано” Поместив курсор на поле “Сумма
выручки” и нажав правую клавишу мыши выберем “Свойства” и определим тип
данных при помощи меню как “Денежный”
Для реализации операций итогового вычисления произведем следующие действия:
Для определения итогов по полю “”Остаток” выберем из меню “ACCESS” пункт
“Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования
структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в
поле “Остаток” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.
Для определения итогов по полю ”Сумма выручки” выберем из меню “ACCESS”
пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования
структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в
поле “Сумма выручки” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.
При закрытии окна “Запрос” ответим “Да” на вопрос “Сохранить изменения
запроса” и присвоим запросу имя “Полный запрос”

Сведем в таблицу основные операции по созданию запроса.

Элемент
 ACCESS |Действия пользователя |Результат операции | |Окно базы
 данных |Последовательное нажатие кнопок “Запрос и “Создать” |Диалоговое
окно создания запроса (ДОСЗ) | |ДОСЗ |Кнопка “Новый запрос” |Диалоговое
окно “Добавление таблицы” (ДОДТ) | |ДОДТ |Выбор исходной таблицы Кнопки
“Добавить, Закрыть” |Диалоговое окно формирования структуры запроса (ДОФЗ)
| |ДОФЗ |Выбор полей запроса, условий сортировки |Структура таблицы запроса
(СТЗ) | |Вычисляемые
 поля ДОФЗ |Выбор полей запроса, создание дополнительных вычисляемых полей,
форматирование данных. |Структура таблицы запроса (СТЗ) | |Итоговые
 запросы
ДОФЗ |Выбор полей запроса; меню ACCESS - “Вид” ”Групповые операции”,
определение итога полем “SUM” |Структура таблицы запроса (СТЗ) | |СТЗ
|Закрытие ДОФЗЮ, присвоение имени запросу |Результатная таблица запроса. |
|
Создадим форму для ввода новых записей в таблицу базы данных.
Для создания формы откроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем
кнопки “Форма” и “Создать”. На экране появится диалоговое окно “Создание
формы”. В раскрывшемся перечне созданных таблиц и запросов ( окно “Выбор
таблицы\запроса”) выберем созданную таблицу “Произв_деятельность”. Затем
нажмем кнопку Мастера. Из предложенных “Мастером” разновидностей выберем
форму “В один столбец” . После запуска мастера необходимо определить поля
формы. Перенесем  в форму весь список полей. При закрытии макета формы
присвоим ему имя “Произв_деятельность”
Создадим в форме кнопки для перехода  в “пустой” бланк формы для внесения
данных в таблицу и выхода из режима ввода записей.  Для этого в окне базы
данных нажмем последовательно кнопки “Форма” и “Конструктор” (Если на
экране отсутствует панель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем
пункты “Вид” и “Панель элементов”)
Для выхода на “пустую” форму для добавления новой записи выберем
пиктограмму “Кнопка” на “Панели элементов” и зафиксируем указатель мыши на
свободном пространстве формы в режиме конструктора. В раскрывшемся
диалоговом окне выбираем “Тип действия” - “Работа с записями” и “Действие”
- “Добавление новой записи”. Затем выбираем что разместить на кнопке -
рисунок или текст. Выбираем “Рисунок”, “Новая запись”. В качестве подписи-
комментария к кнопке выбираем “Новая запись”.
Для выхода из режима формы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы,
отмечаем “Тип действия” - “Работа с формой” и “Действие” - “Закрытие
формы”. Затем выбираем рисунок и название кнопки. В результате на форме
появятся две кнопки позволяющие управлять работой формы.
При нажатии на кнопку “Новая запись” ACCESS переводит диалог с
пользователем на создание новой записи предлагая ему пустую форму без
записей. При нажатии на кнопку “Выход” диалог из режима формы переходит в
окно базы данных.

Представим результаты действий по созданию формы в виде таблицы


Элемент
 ACCESS |Действия пользователя |Результат операции | |Окно базы данных
|Нажатие кнопки “Создать” |Окно “Создание формы” (ОСФ) | |ОСФ |Выбор
таблицы\запроса для которой создается форма, нажатие кнопки мастера |Окно
“Мастера по разработке форм” (МРФ) | |МРФ |Выбор мастера “В один столбец”
|Окно мастера создания структуры формы (МСФ) | |МСФ |Выбор полей, порядка
полей в форме, выбор типа и названия формы. |Готовая форма | |Окно базы
данных |Нажать кнопку “Конструктор” |Конструктор форм (КФ) | |КФ |Меню
ACCESS: выбор пунктов “Вид”, “Панель элементов” |Вызов на экран “Панели
элементов”(ПЭ) | |Окно базы данных, КФ, ПЭ |Выбор на “Панели элементов”
пиктограммы “Кнопка”, перенос ее на форму. |Мастер создания кнопки (МСК) |
|МСК |Выбор “Тип действия”, “Действие”, рисунка и подписи к кнопке
|Функциональная кнопка в форме. | |

Создадим отчет по результатам запроса. Для этого в окне базы данных
последовательно нажимаем кнопки “Отчет” и “Создать”. В появившемся
диалоговом окне выбираем запрос, по которому будет создаваться отчет -
 “Полный запрос”. После выбора запроса нажимаем кнопку “Мастера” для вызова
мастера отчета. Из списка Мастеров выбираем пункт “В один столбец”. В